Originalmente publicado en OS-ERP.BLOGSPOT.COM el viernes 7 de noviembre de 2008

Ofbiz y Opentaps nos ofrecen una herramienta de enorme potencial para la gestión logística de un amplio tipo de organización. Entendemos por Logística en este caso a todo el proceso de planificar, ejecutar y controlar el flujo de materiales y productos, desde su punto de abastecimiento hasta el consumidor final, o al menos entre que ingresa y egresa (y eventualmente reingresa) a la empresa. El corazón de la logística es la gestión de inventarios, los que casi siempre se distribuirán en diversas bodegas, algunas de acopio central y otras ligadas a puntos de venta.

Ofbiz, y por herencia Opentaps, nos provee de herramientas enfocadas al perfecto control de inventarios, al punto de que si aplicásemos el modelo propuesto al pie de la letra, sin modificación alguna ya tendríamos absoluta trazabilidad. ¿Que significa esto?, que podríamos trazar el recorrido de cada lote de productos e incluso de cada unidad de productos si es que esta es seriada, en cada momento por toda la organización. Ello porque los inventarios de Ofbiz residen en una entidad llamada "Inventory Items" donde cada Item de Inventario es un conjunto de unidades de un producto que no se distinguen unas de otras, por haber sido compradas y recibidas al mismo tiempo y haber estado siempre juntas. Si le asociamos números de serie a las unidades de un Inventory Item, inmediatamente hacemos que cada unidad se transforme en un Inventory Item a su vez, lo que a la larga hace posible la trazabilidad.

Suena bien, ¿no?, pues resulta que no lo es tanto, dependiendo del tipo de negocio en que se quiera aplicar Ofbiz. Supongamos que el rubro fuera comercialización de gran variedad de productos, e imaginen que ante cada ajuste de inventario, traspaso a otra bodega, venta y en general cualquier operación requerida a cualquier sistema, los usuarios deben identificar cada unidad que participa, puesto que no es lo mismo que se traspase una paquete de DVD que el otro (aunque nadie vea la diferencia). Quizá podríamos dar instrucciones a los usuarios de no tomar en cuenta esto, pero de todas formas se encontraría con problemas como querer ajustar a la baja el inventario en 130 unidades y encontrar un Inventory Item de 100 unidades y otro de 80 (por decir algo), tendría que ajustar los primeros 100 y después 30 del segundo Inventory Item. Más complejo aún en el caso de una empresa donde alguien planifica traspasos de inventario pero luego otra persona debe ejecutarlos, puesto que recibirá el traspaso de un producto dividido en tantos Inventory Items como haya sido necesario al momento de planificar. En resumen lo que resulta ser un muy buen esquema para una empresa mayorista o que vende productos grandes, no lo es tanto cuando nos acercamos a la realidad de la Pyme Retail.

El enfoque de yaretail.com ha sido conservar la versatilidad y robustez del modelo Ofbiz, pero a la vez limpiarle el camino al usuario con una serie de decisiones predeterminadas e inventarios consolidados, lo que permite que una empresa de Retail pueda operar 100% sin ver jamás un Inventory Item, ni saber que existen. Por supuesto que esto tiene un costo, en este caso renunciar a mucha información relativa a los lotes y serialización que permitía la trazabilidad. En el caso de los números de serie incorporamos lo mínimo necesario para permitir saber cuándo, a quién y dónde se compró tal unidad y cuándo, a quién y dónde se vendió, de forma de permitir la gestión de garantías. A cambio pudimos simplificar al máximo la gestión de inventarios y el proceso de venta.

Qué es lo adecuado depende de cada caso, el tema es encontrar el equilibrio entre información y burocracia, según lo necesita cada empresa. Lo bueno es que lo uno no implica renunciar a lo otro por completo, puesto que siempre se puede disponer de todas las pantallas de Ofbiz, Opentaps y en este caso yaretail.com (y pronto joERP, cuando integremos), lo que puede implicar ciertas restricciones al pasar de un esquema a otro, pero todo se puede ajustar gracias al querido Open Source.